Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei societăți, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale.

Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991 republicată, și a Ordinului nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor propriii, inventarierea trebuie efectuată in următoarele situații:

1. la începutul activităţii;
2. cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor;
3. în cazul fuziunii sau încetării activităţii;
4. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
5. sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
6. intervine o predare-primire de gestiune;
7. cu prilejul reorganizării gestiunilor;
8. ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
9. în alte cazuri prevăzute de lege.

Inventarierea anuală se face de regulă, la încheierea exercițiului financiar, dar în funcție de complexitatea activității și a gestinilor deținute, aceasta se poate efectua și în cursul anului fiscal cu condția ca rezultatele să fie valorificate în așa fel încât acestea să fie cuprinse în situațiile financiare anuale.

Inventarierea se efectuează de comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, decizie care trebuie să cuprindă în mod obligatoriu:

• componenţa comisiei (numele preşedintelui şi membrilor comisiei);
• modul de efectuare a inventarierii;
• metoda de inventariere utilizată;
• gestiunea supusă inventarierii;
• data de începere şi de terminare a operaţiunilor.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.

Pentru buna desfășurare a inventarierii comisia de inventariere trebuie să ia anumite măsuri, cum sunt:

a) completarea declarației de început de inventar care se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor;

b) identificarea încăperilor în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

c) închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea. Preşedintele comisiei de inventariere răspunde de operaţiunea de sigilare;

d) bararea și semnarea, la ultima operaţiune, a fişelor de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile,;

e) verificarea numerarului din casă -la gestiunile cu vânzare cu amănuntul;

f) verificarea aparatelor de măsură sau de cântărire, care să asigure o bună desfășurare a inventarierii.

Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.

Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii, în acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente:

• data întocmirii;
• numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
• numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
• gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate;
• data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
• rezultatele inventarierii;
• concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
• volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic;
• propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a imobilizărilor necorporale;
• propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;
• constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, se înscriu în Registrul-inventar.

Elementele înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator.